En una PYME que afronta el reto de la transformación digital, la adopción de herramientas digitales es una labor muy importante.
A continuación, vamos a proponer algunos ejemplos de áreas clave en las que el uso de herramientas digitales pueden contribuir a mejorar la colaboración y comunicación dentro de una empresa.
Para cada área de ejemplo, se identifica una situación típica sin digitalización, qué herramientas pueden contribuir a mejorar la situación y cuál es el beneficio tras el cambio.
1. Comunicación Interna General
- Situación actual: Correos electrónicos desorganizados, grupos de WhatsApp mezclando temas personales y laborales, información perdida.
- Mejora con: Plataformas como Slack, Microsoft Teams o Discord.
- Beneficio: Canales organizados por proyectos/departamentos, historial de conversaciones accesible, reducción de emails innecesarios.
2. Gestión de Proyectos y Tareas
- Situación actual: Pizarras físicas, listas en Excel, seguimiento mediante correos.
- Mejora con: Trello, Asana, Airtable.
- Beneficio: Visualización clara de responsabilidades, plazos y progreso, reducción de reuniones de seguimiento.
3. Almacenamiento y Compartición de Archivos
- Situación actual: Archivos en ordenadores locales, envío por email con múltiples versiones.
- Mejora con: Google Drive, Dropbox, OneDrive.
- Beneficio: Única versión actualizada, acceso desde cualquier lugar, control de permisos.
4. Comunicación con Clientes
- Situación actual: Email despersonalizado, dificultad para trackear interacciones.
- Mejora con: CRM como HubSpot o Zoho CRM.
- Beneficio: Historial centralizado de interacciones, recordatorios de seguimiento, atención más personalizada.
5. Reuniones Internas y con Clientes
- Situación actual: Dificultad para coordinar agendas, reuniones presenciales que consumen tiempo.
- Mejora con: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams con integración de calendarios.
- Beneficio: Ahorro de tiempo y costes de desplazamiento, posibilidad de grabación para quienes no puedan asistir.
6. Comunicación entre Departamentos
- Situación actual: «Silos» de información, duplicación de trabajo.
- Mejora con: Intranets o espacios colaborativos en SharePoint o Notion.
- Beneficio: Transparencia en los procesos, reducción de duplicidades, resolución más rápida de problemas.
7. Comunicación con Trabajadores Remotos o Híbridos
- Situación actual: Desconexión, sensación de estar «fuera de juego».
- Mejora con: Herramientas de videollamadas espontáneas y mensajería instantánea.
- Beneficio: Integración de todos los miembros del equipo independientemente de su ubicación.